10 Trucos para optimizar tu tiempo

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Foto Trucos para optimizar tu tiempo

Como os conté en el post anterior, uno de mis propósitos para este curso era optimizar mejor mi tiempo. Así que desde hace unas semanas me puse manos a la obra y, después de leer varios artículos sobre el tema, he ido probando varias técnicas que me han resultado efectivas en su gran mayoría. En este post os cuento los 10 trucos para optimizar mi tiempo que mejor me han funcionado. ¡Espero que os sean útiles a vosotros también! ;)

1. Hacerte con una buena agenda

Foto agenda

Sí, hacerte con una BUENA agenda. Recalco lo de buena porque yo antes tenía una que me regalaron, muy vieja, pequeña, donde a penas tenía espacio para escribir y terminé por no usarla e iba tirando de post-it que casi llenaban las 4 paredes de mi oficina.

Así que hace poco compré una grande, bonita, donde cabe perfectamente todo lo que quiero hacer y que, os puede parecer algo muy típico de diseñadora, pero me motiva que nada más abrirla esté todo taaan bien estructurado. El mensaje de la portada, "It's time to be happy" también está cargado de positivismo, lo cual es esencial en el trabajo.

 

Personalmente, no utilizo agendas electrónicas porque suelo incluir bocetos para anotar mis ideas, así que sólo uso las notas de aviso del móvil como mi memoria externa para acordarme de las cosas muy urgentes a tiempo. Igualmente, si os va bien con ellas, son perfectamente válidas.


2. Re-organizar tu espacio de trabajo

Suelo ser una persona bastante ordenada a la que no le gusta el caos en las zonas en las que habito, en general. Así que mi oficina normalmente está limpia y ordenada. Sin embargo, sí me pareció muy buena idea reorganizarla de una forma más funcional, es decir, observar durante semanas los movimientos que más realizo y acomodar las cosas a éstos. Es muy fácil: lo que más usas, siempre cerca de ti; lo que menos, más lejos. A la larga ahorra tiempo y genera comodidad.

3. Esquematizar tus horas de trabajo

Una de las ventajas de ser freelancer es que tienes libertad para gestionar tu tiempo. El punto negativo está en que, si no lo haces bien, esta maravilla se puede volver en tu contra.

Antes tenía unas horas de trabajo asignadas para cada cliente, para poder satisfacer sus necesidades y entregar los proyectos a tiempo. Pues bien, ahora no sólo éso: anoto una por una cada actividad (aunque sea para el mismo proyecto) e intento cumplirlas sí o sí en el tiempo establecido. Desde que lo hago así, soy más rápida trabajando y, por supuesto, también es aplicable a los que trabajáis por cuenta ajena.

4. Realizar breves descansos

Lo de realizar breves descansos es algo que debo hacer desde hace tiempo por mis problemas de espalda. Normalmente los hago cada dos horas: me levanto, estiro las piernas y, si puedo, el resto del cuerpo. Además, en estas pausas intento no mirar el móvil ni hacer nada que tenga que  ver con un aparato tecnológico. Aunque sólo sean entre 3 y 5 minutos, la mente se relaja y se vuelve más productiva.

5. desconectar del móvil

Desconectar del móvil (que no es lo mismo que desconectarlo) durante las actividades que requieren toda mi concentración, me ha hecho que gane tiempo y paz. Es algo especialmente difícil para los que somos autónomos y además trabajamos con redes sociales, pues en ambas situaciones hay que ser rápido y estar a tiempo. Pero es posible si:

- Fijas unas horas determinadas para hablar con tus clientes.

- Estableces un horario constante para mirar las redes sociales y atender a tus seguidores.

6. Parar cuando lo necesitas

Somos humanos: hay días en los que no estás donde tienes que estar o, simplemente, no es tu día. ¿Conocéis esa sensación de estar todo el día frente al ordenador y  cuando terminas tienes la impresión de que no has hecho nada o que has perdido horas en hacer algo que normalmente te lleva 20 minutos? Pues bien, esa sensación para mí se acabó porque le he puesto remedio. 

Antes, cuando tenía falta de concentración, me forzaba a trabajar porque "tenía que hacerlo", porque "era mi obligación", porque "debía terminar". 

Ahora, cuando me noto desconcentrada, salgo a darme un paseo, preferiblemente al parque o a la playa. La mayoría de las veces ni siquiera tardo 30 o 45 minutos. Y cuando vuelvo, todo vuelve: la creatividad, la concentración y muchas más ganas de continuar con el trabajo. Si trabajas por cuenta ajena, este punto es más difícil de llevar a cabo, pero seguro que puedes hacer una pequeña pausa, aunque sea hasta la máquina de café.

7. No dejar tareas pendientes

Lo que yo llamo "tareas pendientes" son esas pequeñas cosas que te da mucha pereza hacer y que parece que no te van a llevar tiempo pero a veces se alarrrgan... Antes solía dejar siempre dichas tareas pendientes "para luego" o "ya mañana, si eso...". ¡Muy mal! 

Te compensa quitártelas de en medio cuanto antes por 2 buenos motivos: tu cabeza descansa en cuanto las dejas hechas; y no se te acumulan todas juntas, que es peor aún que la apatía que generan de manera independiente.

8. Aprender a delegar

Delegar es algo que todo empresari@ ha de aprender a hacer, antes o después. Y cuesta mucho al principio si tu empresa está formada por 1 persona. Encontrar profesionales en los que depositar tu confianza y que sepas que van a responder supone un esfuerzo extra, pero cuando das con ellos (a veces quizás no a la primera), te das cuenta de que le has tenido miedo a algo que no era tan difícil. 

Ten presente que: no puedes estar 24 horas; 7 días a la semana; los 365 días del año trabajando, porque no es ni sano ni productivo. Delegar a un buen profesional lo que tú no puedes hacer en los momentos en los que tienes un gran volumen de trabajo es un acierto en muchos sentidos. Entre otros, que ganas tiempo y dinero a la vez.

9. Borrar lo negativo de tu mente

Con una mentalidad negativa todo se hace largo y tedioso, hasta las actividades que más te gustan. Así que si  tienes un mal día o has pasado un mal momento, intenta ejercitar tu mente para que eso se quede fuera de tu oficina mientras trabajas. En ocasiones es muy difícil pero si fuerzas a tu cerebro a hacerlo de manera constante, lo conseguirás. 

10. desconectar en tu tiempo libre

No falla: si en mis días libres atiendo a clientes o directamente no tengo días libres (lo cual a veces es casi inevitable en determinados proyectos), a la semana siguiente rindo la mitad. Y es que la cabeza también necesita su tiempo de reposo. Sea el tiempo que sea del que dispongas para descansar, hazlo de verdad. Porque si no, la creatividad se esfuma y ésta es muy importante en cualquier trabajo.

Y hasta aquí todo por hoy. Deseo que hayas disfrutado mucho de este post y que te haya ayudado.

Si quieres, también puedes contarme algún truco que uses para optimizar tu tiempo dejando un comentario ;)


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Image Sara Escudero

Soy Sara Escudero, autora de este post.

Me dedico al diseño Web, SEO, marketing digital y la fotografía.

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